PIEKSÄMÄEN KUVATAIDESEURA RY
TIETOSUOJASELOSTE, päivitetty 27_7_2026
Tämä Pieksämäen kuvataideseura ry:n tietosuojaseloste on Euroopan unionin GDPR (General Data Protection Regulation) tietosuoja-asetuksen (25.5.2018) mukainen.
1. Rekisterinpitäjä
Pieksämäen Kuvataideseura ry
Y-tunnus: 0932658-4
Saarantie 10, 76130 Pieksämäki
Sähköposti: pieksamaenkuvataideseura@gmail.com
Puhelin: 040 551 88 22 (ti-ke klo 9–12 tai tekstiviestillä)
2. Rekisteristä vastaava henkilö
Sihteeri ja puheenjohtaja
Yhteystiedot: sama kuin yllä
Tietosuoja-asioihin liittyvissä kysymyksissä jäsenet voivat ottaa yhteyttä sihteeriin tai puheenjohtajaan sähköpostitse pieksamaenkuvataideseura@gmail.com tai puhelimitse 040 551 88 22.
3. Rekisterin nimi
Pieksämäen Kuvataideseura ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisteriä käytetään Pieksämäen Kuvataideseura ry:n jäsenasioiden hallintaan, sekä yhdistyksen toiminnan järjestämiseen, kuten koulutuksiin ja tapahtumiin:
- näyttelytoimintaan
- näyttelysopimuksiin
- teosluetteloihin
- tiedottamiseen
- kurssien järjestämiseen
- kurssi- ja jäsenmaksujen keräämiseen
- palkan ja/ tai palkkion maksamiseen
- tapahtumien ja taidekilpailujen järjestämiseen
- palvelujen ja toiminnan kehittämiseen
- yhdistys voi julkaista yhdistyksen historiaa käsittelevässä historiikissa, verkkohistoriassa tai muissa historiikkijulkaisuissa yhdistyksen toimihenkilöiden (esimerkiksi puheenjohtajien, hallituksen jäsenten, sihteerien ja muiden luottamustoimissa toimineiden henkilöiden) nimiä sekä muita yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja siltä osin kuin niiden julkaiseminen on perusteltua yhdistyksen historian dokumentoimiseksi ja kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttämiseksi.
- tällainen henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön mukaiseen käsittelyperusteeseen, kuten yhdistyksen oikeutettuun etuun siltä osin kuin se soveltuu henkilötietojen julkaisemiseen osana yhdistyksen historian dokumentointia.
- osana yhdistyksen historian aiempaa dokumentointia julkaistua aineistoa ei välttämättä voida poistaa myöhemmin. Mahdolliset poistopyynnöt arvioidaan tapauskohtaisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun, eli rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.
Pieksämäen Kuvataideseura ry:n jäseneksi voidaan hyväksyä yhdistyksen sääntöjen mukaan kirjallisen tai sähköpostitse lähetetyn hakemuksen perusteella ja hallituksen päätöksellä:
Varsinaiseksi jäseneksi taiteilijan ammattikoulutuksen saaneet henkilöt tai taiteenharrastajat, joiden työt ovat läpäisseet yhteensä kaksi jurytettyä näyttelyä (joko Pieksämäen Kuvataideseuran omia tai valtakunnallisia näyttelyjä).
Jäsenyyttä voi hakea myös taiteellisesti ansioitunut henkilö, taiteen alan liittoihin kuuluva henkilö tai muuten aktiivisesti taiteellista toimintaa harjoittava henkilö.
Kannattajajäseneksi voi liittyä maksamalla kannattajajäsenmaksun. Kannattajajäseneksi voivat liittyä myös yritykset.
Jäseneksi hyväksymisen yhteydessä henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietosuojaseloste annetaan tiedoksi kaikille jäsenille ja uusille jäsenille jäsenyyden alkaessa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat tiedot jäsenistä ja koulutuksiin osallistuvista henkilöistä:
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Kansallisuus
Jäsenyyden tyyppi (varsinainen jäsen, kannattajajäsen, kunniajäsen)
Koulutuksen tyyppi
Jäsenmaksun maksutiedot
Valtakunnallisten kuvataidealan järjestöjen jäsenyydet, kuten Suomen Taiteilijaseuran jäsenjärjestöt, Kuvasto, SKjL ry:n jäsenjärjestöjen jäsenyydet
Pankkiyhteystiedot palkan tai palkkion maksun yhteydessä
Tiedot henkilön tilaamista palveluista, tapahtumista ja viestintää koskevista valinnoista.
Yhdistyksen verkkosivustolla (https://www.pieksamaenkuvataideseura.fi/) kerätään ja käsitellään henkilötietoja seuraavilla tavoilla:
Lomakkeet
Verkkosivuilla on käytössä lomakkeita, joiden kautta käyttäjä voi ottaa yhteyttä yhdistykseen tai ilmoittautua tapahtumiin. Lomakkeilla kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja mahdolliset viestikentän tiedot. Tietoja käytetään vain ilmoitettuun tarkoitukseen (esim. yhteydenottoon tai tapahtuman järjestämiseen), eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman erillistä suostumusta.
Verkkoanalytiikka
Sivustolla käytetään analytiikkatyökalua Burst Statistic verkkosivujen kävijäliikenteen seuraamiseen ja palvelun kehittämiseen. Analytiikan avulla kerätään teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä, vierailun ajankohta ja katsotut sivut. Näitä tietoja ei yhdistetä suoraan tunnistettavissa oleviin henkilöihin. Burst Statistic voi siirtää tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ja tietojen käsittely perustuu Burst Statistic´n omiin tietosuojakäytäntöihin.
Evästeet (cookies)
Sivusto käyttää evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja analytiikan mahdollistamiseksi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön selaimen asetuksista, mutta tämä voi vaikuttaa sivuston toimivuuteen.
6. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden voimassaolon ajan sekä lisäksi kurssille tai koulutukseen osallistumisen ajan. Jäsenyyden tai koulutuksen päättyessä tiedot poistetaan viimeistään 6 kuukautta jäsenyyden päättymisestä, ellei tietojen säilyttämiseen ole lakisääteistä velvoitetta. Tämä ei koske sellaisia tietoja, joita säilytetään yhdistyksen historian dokumentointia varten tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan jäseniltä ja koulutukseen osallistuvilta itseltään liittymisen tai ilmoittautumisen yhteydessä sähköpostitse, puhelimitse tai kirjallisesti sekä näyttely- ja muiden sopimusten kautta.
8. Tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, lukuun ottamatta opintotoimintaan, kirjanpitoon ja tilintarkastukseen liittyviä yhteistyökumppaneita sekä palkan- ja palkkionmaksusta verottajalle.
Lisäksi Suomen Kuvataidejärjestöjen Liitto ry:n jäsenjärjestönä annamme kattojärjestölle sivuston lomakkeiden sekä sähköpostin kautta jäsentietoja SKjL ry:n jäsenkortteihin liittyen. Tietoja ei luovuteta Pohjoismaiden eikä EU:n ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus
Aktiivista jäsenrekisteriä säilytetään sähköisesti pilvipalvelun salasanalla suojatussa verkkokansiossa, joka on suojattu kahdenkertaisella salauksella ja henkilötiedoista tehdään varmuuskopio kerran jokaisen toimintakauden aikana.
Jäsenrekisterin historiallista arkistoa, joka on tulostettu paperiversio, säilytetään sihteerin hallussa ja myöhemmin arkistoidaan kotiseutuarkistoon.
Rekisterin käyttöoikeus on vain yhdistyksen sihteerillä ja puheenjohtajalla tai erikseen hallituksen päätöksellä annetulla luvalla yhdistystoiminnan asiantuntijalla, jäsenrekisterin kirjanpitoaineisto.
Tietoja käsitellään laitteilla, joissa on:
- voimassa olevat turvakoodit
- virustorjunta
- palomuuri
Laitteet, joilla tietoja käsitellään, luetteloidaan vuosittain ja liitetään kevätkokouksen liitteeksi.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietojaan koskeva korjaus- ja tietopyyntö kirjallisena paperikirjeellä tai sähköpostitse pieksamaenkuvataideseura@gmail.com.
Hänellä on oikeus:
- Tarkastaa omat tietonsa
- Vaatia virheellisten tietojen oikaisua
- Pyytää tietojensa poistamista siltä osin kuin tietosuojalainsäädäntö siihen oikeuttaa.
- Rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
- Peruuttaa suostumuksensa
- Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle: https://tietosuoja.fi/etusivu
11. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Voimme tarvittaessa muuttaa tätä rekisteriselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen.
Muutoksista ilmoitamme kotisivuillamme ja/tai käyttäjältä saatuun sähköpostiosoitteeseen.
Pieksämäellä 27.7.2026
PIEKSÄMÄEN KUVATAIDESEURA RY
PRIVACY NOTICE (Updated 27 July 2026)
This Privacy Notice of the Pieksämäki Art Association (Pieksämäen Kuvataideseura ry)
complies
with the European Union General Data Protection Regulation (GDPR, 25 May 2018).
- Data Controller
Pieksämäen Kuvataideseura ry
Business ID: 0932658-4
Saarantie 10, 76130 Pieksämäki, Finland
Email: pieksamaenkuvataideseura@gmail.com
Phone: +358 40 551 8822 (Tue–Wed 9–12 or by text message) - Contact Person for the Register
Secretary and Chairperson
Contact details: same as above
For all matters related to data protection, members may contact the secretary or chairperson
by
email (pieksamaenkuvataideseura@gmail.com) or phone (+358 40 551 8822). - Name of the Register
Membership Register of Pieksämäen Kuvataideseura ry (Pieksämäki Visual Arts
Association) - Purpose of the Processing of Personal Data
The membership register is used for the administration of the membership of Pieksämäen
Kuvataideseura ry and for organizing the association’s activities, including education and
events, such as:
● exhibitions
● exhibition agreements
● artwork catalogues
● communications
● organizing courses
● collecting course and membership fees
● payment of salaries and/or fees
● organizing events and art competitions
● developing the association’s services and activities
The association may publish, in a history publication, online history, or other historical
publications concerning the association, the names of its officers (such as chairpersons,
board members, secretaries, and other persons who have held positions of trust) and other
personal data necessary for presenting the association’s activities, to the extent that
publication is justified for documenting the association’s history and preserving cultural
heritage.
Such processing of personal data is based on a lawful basis under applicable data protection
legislation, such as the association’s legitimate interest where applicable to the publication of
personal data as part of documenting the association’s history.
Material that has already been published as part of the association’s historical
documentation may not necessarily be removable afterwards. Any requests for removal will
be assessed on a case-by-case basis in accordance with applicable data protection
legislation.
The processing of personal data is based on the association’s legitimate interest. The data
subject has the right to object to the processing of their personal data at any time.
According to the association’s rules, membership in Pieksämäen Kuvataideseura ry may be
granted by decision of the Board on the basis of a written application or an application
submitted by email.
A full member may be:
● a person with professional education in the visual arts, or
● an art enthusiast whose works have been accepted into a total of two juried
exhibitions (either exhibitions organized by Pieksämäen Kuvataideseura or national
juried exhibitions).
Membership may also be applied for by:
● a person with distinguished artistic merit,
● a member of professional arts organizations, or
● a person who is otherwise actively engaged in artistic practice.
A supporting member may join by paying the supporting membership fee. Companies may
also become supporting members.
When a person is accepted as a member, their personal data will be processed in
accordance with this Privacy Notice. This Privacy Notice is provided to all members and to
new members when their membership begins.
- Contents of the Register
The register contains the following information concerning members and participants in
educational activities:
● Name
● Postal address
● Telephone number
● Email address
● Nationality
● Membership category (full member, supporting member, honorary member)
● Type of education or training
● Membership fee payment information
● Memberships in national visual arts organizations, such as member organizations of
the Artists’ Association of Finland, Kuvasto, and member organizations of the
Association of Finnish Art Associations (SKjL)
● Bank account details when required for the payment of salaries or fees
● Information regarding services ordered by the individual, participation in events, and
communication preferences
Collection of Personal Data on the Association’s Website
On the association’s website (https://www.pieksamaenkuvataideseura.fi/), personal data is
collected and processed in the following ways:
Forms
The website contains forms through which users may contact the association or register for
events. The information collected through these forms may include the user’s name, email
address, telephone number, and any information entered into message fields.
The collected information is used solely for the stated purpose (for example, responding to
enquiries or organizing events) and will not be disclosed to third parties without separate
consent.
Website Analytics
The website uses the Burst Statistics analytics tool to monitor website traffic and improve
the service.
Technical information collected through analytics may include:
● IP address
● browser type
● operating system
● date and time of visit
● pages viewed
This information is not directly linked to identifiable individuals.
Burst Statistics may transfer data outside the EU/EEA, and the processing of such data is
governed by Burst Statistics’ own privacy practices.
Cookies
The website uses cookies to improve the user experience and to enable analytics.
Cookies are small text files stored by the user’s browser on their device.
Users may disable cookies through their browser settings; however, doing so may affect the
functionality of the website.
- Retention Period
Personal data is retained for the duration of membership and, where applicable, for the
period during which the individual participates in a course or educational activity.
After membership or participation has ended, personal data will be deleted no later than six
(6) months after the end of membership unless the association has a legal obligation to
retain the information.
This does not apply to information retained for the purpose of documenting the association’s
history within the limits permitted by applicable data protection legislation. - Regular Sources of Information
Information is obtained directly from members and participants when they apply for
membership or register for activities by email, telephone, or in writing, as well as through
exhibition agreements and other contracts. - Disclosure and Transfer of Personal Data
Personal data is not disclosed to third parties except to partners involved in educational
activities, accounting, auditing, and to the Finnish Tax Administration where required for
salary or fee payments.
In addition, as a member organization of the Association of Finnish Art Associations
(SKjL), the association provides member information received through website forms and
email to SKjL for the administration of SKjL membership cards.
Personal data is not transferred outside the Nordic countries or the European Union. - Protection of Personal Data
The active membership register is stored electronically in a password-protected cloud
storage folder secured with two-factor authentication. A backup of the personal data is
created once during each operating period.
A historical archive of the membership register, maintained in printed paper form, is kept by
the association’s secretary and will later be deposited in the local heritage archive.
Access to the register is restricted to:
● the association’s secretary,
● the chairperson, or
● an association administration specialist specifically authorized by a Board decision,
where access is necessary for maintaining the membership register or related
accounting records.
Personal data is processed only on devices equipped with:
● valid security credentials,
● antivirus software, and
● firewall protection.
The devices used to process personal data are inventoried annually, and the inventory is
attached to the documentation of the association’s Annual Spring Meeting.
- Rights of the Data Subject
The data subject has the right to submit requests concerning their personal data by written
letter or by email to:
pieksamaenkuvataideseura@gmail.com
The data subject has the right to:
● access their personal data;
● request the rectification of inaccurate personal data;
● request the deletion of personal data where permitted under applicable data
protection legislation;
● restrict or object to the processing of personal data;
● withdraw consent where processing is based on consent; and
● lodge a complaint with the Finnish Data Protection Ombudsman:
https://tietosuoja.fi/en/frontpage - Updates to this Privacy Notice
The association may update this Privacy Notice when necessary.
Changes may also result from amendments to applicable data protection legislation.
Any updates will be announced on the association’s website and/or sent to the email
address provided by the user.
Pieksämäki, 27 July 2026